La actividad de Administración de Recursos Físicos y Materiales del Departamento Administrativo de Bienes y Suministros, está orientada a planificar, adquirir, recibir, almacenar, custodiar y distribuir los bienes muebles requeridos para el funcionamiento de las dependencias de la Administración Central del Municipio de Armenia. Asimismo, comprende la administración y actualización de los inventarios, los procesos de baja de bienes, la expedición de paz y salvos, la gestión contractual asociada, la elaboración de informes de operación y la atención de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones (PQRSD/F), garantizando una gestión eficiente, transparente y conforme a la normatividad vigente.
Operaciones
- Ingreso de Bienes Muebles Devolutivos y de Consumo.
- Entrega de Bienes de Consumo y Devolutivos a las Diferentes Dependencias de la Administración Municipal.
- Manejo y Control de los Inventarios de Bienes Muebles Devolutivos.
- Manejo y Control de los Inventarios de Bienes Muebles de Consumo.
- Atención de PQRSDF.
Requisitos Actividad de Administración de Recursos Físicos y Materiales (Almacen)
Cliente interno
(Dependencias de la Administración Central del Municipio de Armenia)
1. Solicitudes de inclusión o ajuste al Plan Anual de Adquisiciones (PAA)
- Requerimiento debidamente justificado.
- Solicitud formal radicada.
- Disponibilidad presupuestal y soporte técnico, cuando aplique.
- Aprobación del comité del Plan Anual de Adquisiciones.
2. Solicitud de certificación del Plan Anual de Adquisiciones
- Solicitud escrita de la dependencia interesada.
- Identificación del proceso contractual o necesidad.
- Verificación de inclusión en el PAA.
3. Solicitud de bienes de consumo o devolutivos
- Requerimiento en el sistema oficial o mediante oficio radicado en el SAC.
- Descripción clara del bien solicitado.
- Justificación de la necesidad.
- Aprobación del Almacenista General o del responsable del área.
- Disponibilidad del bien en inventario.
4. Traslado, reintegro o devolución de bienes
- Solicitud formal del funcionario responsable.
- Acta de traspaso o devolución debidamente firmada.
- Verificación física del estado del bien.
5. Actualización de inventarios
- Solicitud de visita o verificación.
- Inventario individual del funcionario.
- Firma de los documentos resultantes.
6. Solicitud de baja de bienes
- Concepto técnico que evidencie inservibilidad, deterioro u obsolescencia.
- Registro fotográfico.
- Acta de devolución del bien.
7. Solicitud de paz y salvo de inventarios
- Solicitud del funcionario o contratista.
- Entrega total de los bienes asignados.
- Verificación en el aplicativo de Recursos Físicos.
Cliente externo
1. Proveedores
- Contrato u orden de compra legalmente perfeccionada.
- Factura o cuenta de cobro.
- Remisión o acta de entrega.
- Cumplimiento de especificaciones técnicas y contractuales.
2. Ciudadanía en general
- Presentación de solicitudes mediante el sistema PQRSD/F.
- Descripción clara del requerimiento.
- Datos de contacto para la respuesta.
Registros y soportes asociados
- Formato Plan Anual de Adquisiciones (R-DB-PGA-064).
- Orden de salida (R-DB-PGA-016).
- Inventario individual de devolutivos.
- Actas de traspaso, devolución y baja.
- Paz y salvo (R-DB-PGA-026).
- Informes de conciliación con contabilidad.
- Registros de atención a PQRSD/F.
El cumplimiento de estos requisitos garantiza el adecuado control, trazabilidad y administración de los recursos físicos y materiales del Municipio de Armenia.
